メモの取り方のコツって、知ってますか？

　ブログ「公務員ってどうなの？」のこむぞうです。

　メモの取り方って御存じですか？恥ずかしながら、15年以上も公務員をした上で、最近ようやく「これだ！」と思うメモの取り方を知りました。

　これまでは、ミスコピー（A4用紙）の裏紙を4分割し、電話等の記録として日付、相手の名前、用件等を書いたり、上司の説明を書き取っていました。

しかし、難しい！

　話が長くて紙面が足りなくなるし、聞いた話のうち何が要点か選んでいるうちに過ぎてしまいます。紙面の問題については、ミスコピー（A4用紙）の裏紙を分割せずにそのまま使うことにしてみたりしましたが、何をどこまで書こうか、やはりペンが止まります。

しかし、いい本がありました！

　御紹介します。それがこちら「ゼロ秒思考」

　読みやすかったので、あっという間に読み終わりました。素晴らしい本に出会うことができました。

　この本の内容そのままではありませんが、私の実体験を踏まえてメモの取り方のコツをここで記したいと思います。

1件当たりA4用紙（ミスコピーの裏紙）1枚で書く。

　メモは、1件当たりA4用紙1枚で書きます。まっさらなA4用紙だと気が引けてしまいますので、必ずミスコピーを使いましょう。

A4用紙横置きで書く。

　A4用紙を横置きにして書きます。

　横置きにする理由は、「ゼロ秒思考」ではこのように説明されています。

横置きにする理由は、現状の課題と解決策、これまでの問題点と対応等、時間の流れを表現することが多くなっていくからだ。縦置きももちろんトライしてみたが、横置きのほうが明らかに表現しやすい。

ゼロ秒思考

タイトルを左上に書く。

　左上にタイトルを書いて、後で探しやすくしましょう。「どうすれば仕事のスピードを上げられるか？」といった疑問形で書くと書きやすいかもしれません。

　タイトルを書いたら、その下に下線を引きましょう。下線は、本文との境界線になります。

　タイトルは、過去のメモと同じ案件であっても、タイトルを一致させなくとも問題ありません。

日付を右上に書く。

　右上に日付を書きましょう。

　日付は、「2023.3.3」等のように簡潔に書きましょう。「令和〇年〇月〇日」のような「令和」、「年」、「月」及び「日」の漢字は、不要です。記入スピードをあげましょう。

本文のレイアウト

　本文のレイアウトもあらかじめこのように決めておきます。

　以下で詳しく解説します。

箇条書で思いついた順に書く。

　本文は、箇条書で簡潔に書きましょう。

　本文を思いついた順に書くというのは、順番を考えると頭の回転が急に遅くなってしまうためです。

　「何かしないといけない。」「何かのルールに従わないといけない。」「格好つけないといけない。」ともうと、途端に働かなくなってしまいます。メモを書いていれば自然とわかりやすい順序で書くことができるようになりますので、気にせず書いてきましょう。

箇条書4つから6つまで（1つ当たり20文字から30文字まで）の範囲で書く。

　本文は、ある程度の長さがないと、具体的にどうすればいい内容だったか後でよく分からなくなります。適切なメモとなるよう箇条書1つ当たり0文字から30文字までの範囲を目指しましょう。

　本文を4行から6行まで書くのは、頭の中を常に整理しておくためです。

　大事なことも大事でないことも書き連ねてしまうと、大項目、中項目、小項目といったレベルが入り乱れてしまいます。もしレベル違いの内容を書きたい場合は、新たなメモとして1枚追加しましょう。

用紙の横幅の3分の2から4分の3まで

　本文は、用紙の横幅の3分の2から4分の3までにとどめ、若干右側を空けます。

　こうすることで、後で書き足したいときに書き足しやすくなります。

思いついたことは、ためらわずに全て書く。

　メモは、とにかく何でも書きましょう。思いついたこと、気になること、疑問点、次にやるべきこと、自分の成長課題、怒っていることなど、頭に浮かんだことは何でもです。

　頭に浮かんだことは、そのまま書きましょう。オブラートに包む必要もありません。あなたのメモです。人名であってもそのまま書いてしまいましょう。そうすることで、すっきりします。

思いついた瞬間に書く。

　メモは、思いついた瞬間、遅くとも30秒以内に書きましょう。

　一目を気にして後で書いたりしようとすると、忘れてしまいます。思いついた瞬間は、自己成長の瞬間です。絶対に逃してはいけません。

脳科学者の茂木健一郎氏によると、「”アハ！体験”が起きると、0.1秒ほどの短い時間に、脳の神経細胞が一斉に活動して、世界の見え方が変わってしまう。神経細胞がつなぎ変わって、”一発学習”が完了し、今までと違った自分になってしまう」といいます。「あっ、そうか！」と思った瞬間に、神経の回路、配線がつなぎ変わる。脳内に新しい線路ができる。新しい道路ができる—つまり、数秒前の自分とは異なる自分に自己成長している、ということです。脳ないの「新しい道路」は、最初は「獣道」のようなもので、放っておくと元の道のない状態に戻ってしまいます。その時間は、30秒とか1分です。

「学びを結果に変えるアウトプット大全」

読めることを重視して書く。

　書くときは、読める程度に丁寧に書きましょう。

　特に上司の説明等のメモを取るとき等は、速く書かないと次の指示が出てしまうため、速く書かなければなりませんが、後で読んでも分からないメモでは本末転倒です。

　そんなに書くスピードは変わらないため、後で読むことができる程度に丁寧に書きましょう。

メモを書いたことで更に思いついたら、もう1枚

　メモを書いたことで深堀する内容を更に思いついたら、今書いているメモの途中でももう1枚別の用紙に書きましょう。

　頭に思い浮かんだことをメモに吐き出して整理することで、そのときに書いていたメモに集中することができます。「そんなことしたら途中かけになったメモで書こうとしていた内容を忘れてしまう。」と心配されるかもしれませんが、人間は、未完で中断したことは完成したものよりよく覚えているものですので（ツァイガルニク効果）、迷わず中断しましょう！

「ピラミッド」で書く。

　これは、「ゼロ秒思考」からではなく、私のアイデアです。つまり、私が提案するのは、「話し方で得をする方法」の記事で紹介しているピラミッドをこの記事で紹介するメモの書き方で書くということです。

　ピラミッドとは、「話し方で得をする方法」の記事で紹介しているものです。人と話すときは、結論、根拠及び具体例のピラミッドを作ることをお伝えしています。

　人に話す内容でこのピラミッドが必要であれば、このメモの書き方でこのピラミッドを書いた方が効率的です。

クリップボードを使う場合は、クリップを右にする。

　どこでも書けるようにクリップボードを備え付けておくと便利です。

ヒントになりそうなメモは、スマホでスキャンして保存

　以上の方法でメモを取り続ければ、いずれこのようになります。

　しかし、メモは、財産です。こうなるのが嫌だからといって、捨ててしまうのはもったいないです。

　こうならないようスマホで写真を撮るなりアプリでスキャンするなりして、電子データにして保存しましょう！

まとめ「メモは、A4用紙ミスコピーの裏紙を横置きにして1枚1件で書く！」

　持ち運びが楽なメモ帳、デスクに備え付けられるメモパッド等の便利なものがありますが、私に合うのは「ゼロ秒思考」のミスコピーのA4用紙の裏紙を横置きにして使ったこのメモでした。

　このメモをクリップボードに挟んで利用したり、書き切ったメモをスキャンして保存すれば、きっと役に立つでしょう。

　このメモの書き方をもっと知りたい人は、是非こちらの本「ゼロ秒思考」を読んでください。読みやすいのであっという間に読むことができます。

　10年ほど前の平成25年に出版されたこの本「ゼロ秒思考」、今でも現役です。そして、続編の「速さは全てを解決する　『ゼロ秒思考』の仕事術」は平成27年に、「ゼロ秒思考［行動編］」は平成28年に出版されています。こちらも是非読んでみてください。